Volg @lexvanalmelo
In de strijd om de klant zoekt het notariaat naar de gouden formule. Doe Het Zelf Notaris begon als eerste de klant meer zelf te laten doen. Om de prijs te kunnen laten zakken. Je kunt natuurlijk ook de kosten laten dalen door in de back office meer te automatiseren en samen te werken, zoals – werktitel – De Juridische Huisarts wil gaan doen. Deel 6 in de serie Op de Markt, die ik voor het Notariaat Magazine schrijf.
Notaris toont toegvoegde waarde door voorwerk klant
Wie?
Achter doehetzelfnotaris.nl (DHZN) zitten Henk Alers, oud-notaris te Bilthoven, HJ van der Tak, IE-advocaat in Doorn, en internetondernemer en marketingspecialist Robert Blom in Laren.
Waarom en wanneer?
Alers benadert Van der Tak in 2007 met het idee cliënten zelf online hun akten te laten voorbereiden. Want op het doorsneekantoor ‘doen dure mensen te goedkope dingen’, terwijl de digitalisering en concurrentie voort hollen. Het duurt tot 2009 voordat de software ontwikkeld is en zich genoeg kantoren hebben aangesloten om te kunnen beginnen. ‘Kantoren die later met goedkope digitale formules in zee gingen, wilden destijds niet met ons samenwerken. Misschien zijn we voor hen te vroeg geweest,’ zegt Van der Tak.
Waarvoor?
DHZN wil inspelen op de voortschrijdende digitalisering door mensen meer zelf te laten doen op een plaats en tijd die hun uitkomt. Dat bespaart klanten één van de twee bezoeken aan de notaris, het belerende ‘minicollege’ en geld. Een klant betaalt bijvoorbeeld 195 euro voor een testament en 230 euro voor een samenlevingscontract. DHZN zegt dat akten 5% minder kosten dan het gemiddelde uit de top tien van degoedkoopstenotaris.nl. Maar DHZN komt niet in de buurt van de bodemprijzen van de HEMA en wil dat ook niet. DHZN genereert leads naar klanten die soms meer nodig hebben dan de standaardakte.
Hoe?
Klanten maken een account aan op de website en vullen daarna een soort multiple choice toets in. Het uitgebreide ‘vraag- en antwoordspel’ leidt hen, mede met behulp van de juridische woordenlijst en verklarende webteksten, als het goed gaat naar de juiste standaardakte. De klant vinkt het kantoor aan waar deze de akte wil laten passeren. De klanten kunnen open vragen opwerpen, bijvoorbeeld als hun wensen niet passen in een standaardakte. De DHZN-software maakt een concept-akte en stuurt deze met de eventuele vragen naar het gekozen notariskantoor. De notaris belt de klant om een en ander te verifiëren en maakt dan de akte op. Bij het passeren op zijn kantoor verifieert de notaris nogmaals of de akte overeenstemt met de behoeften van de klant.
Hoe veel?
Het aantal kantoren dat nu meedoet, is ‘acht- á negenentwintig’ zegt Van der Tak. De abonnementskosten voor de deelnemers zijn sinds 2009 verlaagd van ‘enkele duizenden euro’s’ naar 750 euro per jaar. Van Gogh Notarissen in Rucphen en Zundert heeft nu voor zijn bijkantoor zelfs een gratis abonnement, mede omdat het in een regio zit met andere DHZN-kantoren. Eén daarvan is ENL Notarissen in Etten-Leur, het kantoor achter de ING Notaris Service (zie deel 5 in deze serie). Los van het abonnementsgeld betalen notarissen DHZN per gepasseerde akte 10% van de prijs die op de website staat.
Wat?
Van Gogh Notarissen heeft vijf cliënten gehad die een DHZN-akte wilden. Eén kwam niet langs voor het passeren. De andere vier waren teleurgesteld dat het duurder moest worden, omdat hun wensen niet pasten in een standaardakte. Het leverde Van Gogh in een soortgelijk geval een niet weg te branden slechte review op bij degoedkoopstenotaris.nl. Van Gogh wil van zulke risico’s en ‘het gezeur van eendagsvliegen’ af en heeft het DHZN-abonnement opgezegd. Het kantoor blijft desondanks deelnemen.
Ook een ander kantoor buiten de Randstad heeft zijn abonnement opgezegd. ‘De formule is niet slecht, maar de spin off viel tegen. Mensen komen één keer langs en daarna nooit meer. Bovendien ben je als notaris verantwoordelijk voor iets dat een ander maakt.’
Van der Tak betreurt de ervaringen van Van Gogh. ‘Maar de meeste kantoren zijn na vijf jaar nog aangesloten.’ Hij wijst op de positieve ervaringen van bijvoorbeeld Rik Jacobs (Kurk & Jacobs, Zaandam).
Dit kantoor heeft gekozen voor DHZN om tegemoet te komen aan de wens van de markt om meer te digitaliseren. Daarvoor experimenteert het kantoor op de vastgoedmarkt met www.denotarisfabriek.nl. Jacobs onderstreept dat de notaris dankzij de DHZN-formule juist beter zijn toegevoegde waarde kan laten zien, omdat cliënten zich hebben verdiept in de materie.
Een standaardakte levert weinig op, maar in zeven van de tien gevallen is meerwerk nodig.
Als het meerwerk gering is en zich bijvoorbeeld beperkt tot het toevoegen van een uitsluitingsclausule dan rekent Jacobs daarvoor overigens niets. De DHZN-formule levert Jacobs tot zijn verbazing voornamelijke wat oudere klanten op, die in veel gevallen al ervaring hebben met een notaris.
Waar?
Juridisch huisarts met aandacht voor de patiënt
Wie?
‘De Juridisch Huisarts’ (DJH) is een initiatief van Turn Legal, het kantoor van de notarissen Cok Zijerveld en Adriaan Rothfusz. Rothfusz behaalde een MBA bedrijfskunde in de Verenigde Staten, waar hij ook managementervaring opdeed.
Waarom en wanneer?
Het notariskantoor is nu vaak nu te klein om innovatief en efficiënt te kunnen werken. Notarissen concurreren te veel op prijs, mede op initiatief van niet-notarissen. Het ontbreekt notariskantoren aan schaalgrootte om die prijzenoorlogen te kunnen overleven. Deze ontwikkelingen gaan ten koste van de kwaliteit, de aandacht voor de cliënt en de beroepsgroep zelf. ‘Wij willen het ondernemerschap en het plezier in ons werk een boost geven,’ zegt Rothfusz. Daarom begint hij ‘vanuit het notariaat zelf’ een franchiseformule die deelnemende notarissen in staat stelt betere marges te maken, meer tijd te besteden aan de cliënt en ‘de beste prijs-kwaliteitsverhouding te leveren’. De verwachting is dat ‘DJH’ dit najaar van start gaat. Dan zal de echte naam van de keten bekend worden gemaakt.
Waarvoor?
De bedoeling is vanuit het notariaat zelf een landelijke keten te bouwen die onder één naam de markt op gaat en notarissen meer tijd voor de klanten, meer omzet en hogere marges te bezorgen. De deelnemers moeten zich op hun kantoor volledig kunnen concentreren op bestaande en nieuwe klanten. Dat kan als het andere werk centraal en collectief wordt gedaan. De formule moet aantrekkelijk zijn voor ‘slanke’ notarissen, die geen groot kantoor hebben. Dat kunnen ook beginnende notarissen zijn en samenwerkingsverbanden van vier tot vijf kleine kantoren. Ambitieuze (kandidaat-)notarissen die graag voor zichzelf willen beginnen, kunnen volgens Rothfusz gemakkelijk instappen.
Hoe?
‘DJH’ wordt een landelijke franchiseketen met een centrale back office in of nabij Utrecht. Kleine lokale vestigingen kunnen volgens Rothfusz werken ‘met een centrale backoffice waarvan grotere kantoren alleen maar kunnen dromen’. De personeelsleden in de back office onderhouden een centrale website, verzorgen de marketing, de (financiële) administratie en de publiciteit en vervaardigen de teksten voor akten en andere documenten. De teksten worden gegoten in een begrijpelijke en herkenbare vorm. Ook de facturatie wordt geregeld via de back office.
‘DJH’ levert bestaande diensten en producten, maar zal ook met nieuwe producten komen, waarvoor al diverse plannen klaarliggen. Rothfusz: ‘Voor een fatsoenlijke prijs, we worden geen prijsvechter.’
De notaris zal vanuit een laagdrempelig pand, een soort winkel, de zaken regelen voor zijn klanten. Hij/zij geeft advies en zet zaken op papier. Door de besparingen op de productie en de kantoororganisatie kan de notaris meer tijd besteden aan zijn cliënten.
De keten wil een naam opbouwen in de markt en hèt adres worden voor toegankelijke en goede notariële dienstverlening voor consumenten door een uitgekiende marketingcampagne en optimale online vindbaarheid. De deelnemende kantoren nemen een franchisepakket af en worden lid van de coöperatie, waarin zij met elkaar overleggen.
Hoe veel?
Om te kunnen beginnen, zijn er – behalve een externe investeerder in de informatietechnologie – dertig deelnemende notarissen nodig. Het streven is snel uit te groeien naar een landelijk netwerk van honderd kantoren.
De deelnemers betalen een entreegeld voor het franchisepakket en daarna een bedrag per afgenomen product/dienst. Om desgewenst het entreegeld te financieren, kunnen de deelnemers een beroep doen op een bank, waarmee de organisatie afspraken heeft.
Op dit moment zijn er nog geen dertig kantoren die willen meedoen.
Wat?
De franchisenemers besparen door schaalvoordelen een flink bedrag op hun kantoor- en personeelskosten. De gemeenschappelijke (online) marketingcampagne levert de deelnemers naamsbekendheid op. Notarissen krijgen meer tijd om aan cliënten te besteden.
Rothfusz: ‘De opbrengst voor de kantoren is dus een hogere marge en meer klantcontact.’
Waar?