Volg @lexvanalmelo
Werken en gegevens opslaan in de cloud? Veel notarissen deinzen ervoor terug: je verliest de controle over de data en de overheid kan erbij. Maar ja, je moet wel want een alternatief voor de cloud is er niet. Bovendien zijn de gegevens bij een goed hostingbedrijf vaak beter beveiligd dan op kantoor.
‘Het liefst bewaar ik alle vertrouwelijke gegevens op een server die ergens in mijn kantoor staat. Als het dan misgaat, kan ik de stekker eruit trekken,’ verzuchtte een notaris onlangs tegen ons. Hoewel de notaris in kwestie bepaald geen digibeet is, huivert hij toch een beetje bij dataopslag in de cloud. Je weet nooit welke wind er gaat waaien onder een nieuwe regering. Een ministerie van Waarheid moet niet bij de data kunnen.
Deze houding is exemplarisch voor veel notarissen, zegt directeur Michiel Steltman van de Stichting DINL, een koepelorganisatie van aanbieders van digitale infrastructuur in Nederland. ‘Zij vrezen dat de inlichtingendiensten in de cloud veel gemakkelijker bij vertrouwelijke gegevens kunnen. Ook hebben zij het gevoel dat zij de controle over de gegevens verliezen als zij die uit handen geven.’
Steltman wuift deze bezwaren weg. Inlichtingendiensten mogen niet ineens méér omdat gegevens in de cloud staan. ‘Bovendien is het een illusie dat je meer controle hebt wanneer je alles zelf doet.’ Volgens Steltman zijn de gegevens in principe juist veiliger als ze zijn opgeslagen in de cloud. Maar los daarvan: ‘Als je internet gebruikt kun je niet om de cloud heen.’
Bij de keuze van een hosting of cloud service provider moet een notaris de kwaliteit van die leverancier wel goed onderzoeken. Welke certificaten heeft die? Welke organisaties maken gebruik van zijn diensten? Vraag aan de leverancier ook waar de persoonsgegevens worden opgeslagen. Als dat buiten de Europese Unie is, moet de provider de privacy waarborgen door te zorgen dat alle partijen die toegang hebben tot de data zich houden aan het Europese privayrecht. Amerikaanse bedrijven moeten zich houden aan de afspraken van het zogenaamde Privacy Shield.
DE 5 BELANGRIJKSTE REDENEN OM IN DE CLOUD TE WERKEN
1 Offline werken is onmogelijk
Zodra je het internet gebruikt, werk je feitelijk in de cloud. De cloud is namelijk niets anders dan het geheel van gegevens dat niet op je eigen computer staat maar elders op een server wordt bewaard en verwerkt. Dat een notaris zijn gegevens wil beveiligen door de stekker uit zijn eigen server te trekken, kan Michiel Steltman zich dan ook niet goed voorstellen. ‘Je moet toch toegang hebben tot de centrale registers en kunt niet op eigen houtje een testamentenregister gaan aanleggen?’
2 Centrale registers moeten in de cloud
Het centraal testamentenregister, het hypotheekregister en het kadaster zijn allemaal databestanden die mede door notarissen worden gevuld via het internet. Een actueel register móet wel ergens op een server buiten het notariskantoor staan, waar alle notarissen erbij kunnen om gegevens te raadplegen en toe te voegen. ‘Je kunt de informatie niet in stukjes hakken,’ zegt Michiel Steltman.
3 Betere beveiliging
Vertrouwelijke informatie die wordt opgeslagen op een server van een goede hosting provider is in principe beter beveiligd dan de informatie die de notaris opslaat op zijn eigen server. Michiel Steltman: ‘Je hebt maar één locatie waar het mis kan gaan, one single point of failure. Een goede hosting provider is 24 uur per dag en zeven dagen in de week bezig met beveiliging.’ Voor een individueel notariskantoor is het lastiger om steeds te zorgen voor actuele beschermingsoftware. Daar is niet alleen het risico van een digitale maar ook van een fysieke inbraak groter. Bij een notariskantoor kan ook gemakkelijker een datalek ontstaan, omdat iemand een usb-stick verliest of omdat een laptop wordt gestolen. ‘Bij een hosting provider als Microsoft, Google of Amazon is een akte veiliger dan op de server die in de trapkast van het notariskantoor staat,’ zegt Lennaert van der Meer, projectleider bij het KNB-bureau.
4 Samenwerken en thuis werken wordt gemakkelijker
In de cloud heb je altijd toegang tot jouw documenten, ook als je thuis bent of onderweg. De gegevens die in de cloud staan, kun je vanaf meerdere apparaten op meerdere plekken benaderen. Uiteraard moet je daarvoor wel een beveiligde verbinding gebruiken en inloggen op de server in de cloud. In de cloud kun je ook veel gemakkelijker met meerdere personen werken in hetzelfde document. Lennaert van der Meer: ‘Je kunt daarbij precies bepalen wie er toegang heeft tot een document en voor hoe lang. Je hoeft documenten dan niet langer heen en weer te sturen. Delen in plaats van mailen.’ Als je in de cloud werkt is het ook gemakkelijker om te zorgen dat je steeds dezelfde versie hebt op jouw verschillende apparaten.
5 IT-beheer wordt goedkoper
De cloud hosting provider zorgt ervoor dat de data worden gesynchroniseerd en dat er voortdurend back-ups worden gemaakt. Bovendien zorgt de provider dat de software en bescherming tegen virussen en hackers up-to-date is. De gebruiker hoeft daarvoor niets te doen en dat is een stuk goedkoper dan wanneer iemand van een notariskantoor dat allemaal zelf moet bijhouden. Kantoren kunnen in theorie ook een private cloud beginnen. Zo’n netwerk is meer besloten, maar vraagt veel investeringen. Michiel Steltman: ‘Omdat je hetzelfde niveau van beveiliging moet hebben als de hoster wordt die oplossing voor mkb-kantoren te duur.’