Volg @lexvanalmelo
Bij mediation in fiscale zaken onderhandel je over de feiten en niet over het recht. Daardoor kan een boete na een goede dialoog met de Belastingdienst lager uitvallen. Hoewel de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd, moet je wel behoedzaam zijn met wat je vertelt, zegt Roelof Vos, advocaat en bestuurslid van de Vereniging voor Fiscale Mediation.
Wat is mediation nu eigenlijk precies?
‘Dat je met behulp van een onafhankelijke deskundige probeert een geschil op te lossen en alles op tafel kan worden gelegd dat belangrijk is om tot een oplossing te komen. Het is een zeer professionele manier van onderhandelen. Er is niets softs aan, het is niet van de bloemetjes en de bijtjes. Het is een zakelijke en “harde” manier om tot elkaar te komen in het voorportaal van een procedure. Het is zacht op de relatie tussen de partijen en hard op de inhoud. Be nice, say no.
Een formele mediation is vertrouwelijk en eindigt in een vaststellingsovereenkomst, waarin de afspraken staan. Maar je kunt de mix van psychologie en onderhandelingsvaardigheden ook buiten formele mediation gebruiken. Die vaardigheden hebben mij heel erg geholpen bij onderhandelingsprocessen. Je scheidt de persoon en het probleem van elkaar en blijft heel vriendelijk, ook al erger je je aan dingen. Je probeert die ander mee te krijgen door als het ware in diens huid te kruipen en je af te vragen waar het voor hem of haar nu om gaat.’
Irritaties
Kun je alleen mediaten bij zaken waarin een compromis voor mogelijk is?
‘Als het echt een puur juridisch geschil is, kun je niet mediaten. Maar dat komt minder vaak voor dan je denkt. Van de fiscale geschillen gaat 75 procent over de feiten, betreft 20 procent boze burgers en heb je in 5 procent een echt juridisch geschil. Vaak gaat het om bejegeningskwesties, waarin de correspondentie op een gegeven moment uit de bocht is gevlogen. Eén van de partijen raakt geïrriteerd en reageert op een manier die het alleen maar allemaal erger maakt.
In mijn praktijk gebruik ik mediationvaardigheden in vier van de vijf zaken. Wij noemen dat informele mediation, waarbij je als advocaat of fiscalist een partij begeleidt in een geschil met de fiscus.’
‘Ik heb tot nu toe goede ervaringen met interne mediators van de Belastingdienst. Blijkbaar doen die hun uiterste best om neutraal te zijn. Maar soms willen mijn cliënten er dan toch graag een externe mediator bij hebben, die optreedt als partijbegeleider en hun belangen behartigt.’
Noemt u eens voorbeeld waarin mediation goed werkt?
‘Wat vaak voorkomt, is een langlopend boekonderzoek waarin de fiscus eindeloos vragen stelt en herhaalt en de antwoorden steeds niet voldoende vindt. Daar kan mediation een heel krachtig middel zijn om te proberen tot elkaar te komen. Je kunt natuurlijk vragen blijven stellen tot je een ons weegt, maar je kunt op een gegeven moment ook zeggen: enough is enough.’
Smeult onder die vragen dan een soort irritatie tegenover die lastige advocaten of komt de irritatie van beide kanten?
‘De advocaat of de belastingadviseur krijgt het verwijt dat die geen goede concrete antwoorden geeft. Andersom is er de irritatie van het maar blijven doorvragen, ik heb al antwoord gegeven, wat zeur je nou, ik kan hier verder niks over zeggen, ik weet het gewoon niet… Of het is onderdeel van de strategie. Als je daarover met elkaar correspondeert, merk je nog wel eens dat mensen van beide kanten hun kaarten tegen de borst houden en dat niet goed op tafel komt waar het echt om gaat. Dan kan een mediator nuttig zijn, omdat hij aan beide kanten kan vragen wat de zorgen zijn, zodat duidelijk wordt wat de fiscus nu precies wil. In een mediation kan de fiscus meer zeggen dan alleen “daar kan ik niet over uitweiden”.’
Boetes soms lager
Welke aap komt er dan uit de mouw?
‘Bijvoorbeeld dat de fiscus al concrete informatie van derden heeft, informatie uit eigen wetenschap of een aantal aangiften naast elkaar heeft gelegd.’
En dat zegt de Belastingdienst normaal gesproken niet?
‘Nee, er komt gewoon een vragenlijst waar je antwoord op moet geven zonder dat je precies weet waarom dat gevraagd wordt. En op een gegeven moment krijg je de dreiging van een informatiebeschikking. Mediation kan helpen om met elkaar af te spreken hoe ver je daarin gaat. Je spreekt bijvoorbeeld af: okay, we weten genoeg over de vestigingsplaats, nu gaan we verder over de belastingplicht van bepaalde onderdelen. Door de ruime bevoegdheden van de fiscus moet je alle informatie geven die van belang kan zijn voor de belastingheffing. Het kan eindeloos doorgaan en ook heel lang duren. De controlerend ambtenaar is zich bewust van het juridisch arsenaal dat hij ter beschikking heeft en de plicht van de burger om mee te werken. In een mediationproces kan die ambtenaar zich bewuster worden van zijn houding en van de toon die de muziek maakt: als ik dit op een andere manier doe, is heel veel discussie ineens van de baan. Met name in boekenonderzoeken heb ik daar goede ervaringen mee.’
Is fiscale mediation ten opzichte van reguliere mediation een vak apart of maakt het niet uit waarover u mediate?
‘Persoonlijk maakt het mij niet uit. Hoewel je als mediator gaat over het proces en niet over de inhoud, is het toch plezierig als je ook fiscaal onderlegd bent. Anders ben je niet goed in staat om vragen te stellen. Partijen zitten daar omdat ze een oplossing willen hebben en soms kunnen ze die niet bedenken. Dan is het goed wanneer je als de mediator oplossingsgericht te werk gaat met behoud van je neutrale houding.’
Kun je ook mediaten over boetes?
‘In bijna in elke mediation over een fiscaal conflict speelt een boete een rol op de achtergrond. In de praktijk wordt voor het boetedeel normaal gesproken overlegd met de boetefraudecoördinator. Mijn ervaring is dat je zowel inhoudelijk als over de boete tot overeenstemming komt. Als er onderhandeld wordt over de uitkomsten van een boekenonderzoek – zowel binnen als buiten mediation – is er aandacht voor beide elementen en gaat de fiscus zorgvuldig om met het boetedeel. Natuurlijk, formeel onderhandelen wij niet over de boete. Maar als je in gesprek zit met elkaar wordt ook gesproken over boetematigende omstandigheden.’
Behoedzame openheid
Mediation biedt veel vrijheid, maar gaat die niet ten koste van de rechtsbescherming?
‘Je moet wel op je hoede zijn. Kijk, in principe blijft alles wat je in de mediation vertelt binnen die muren en kan daarna, als je er niet uit komt, niet worden gebruikt. Wel heb je nog steeds te maken met de informatieplicht van de belastingplichtige buiten de mediation. Als mediator en advocaat-partijbegeleider waarschuw ik iedereen wel altijd. Stel dat een man en een vrouw in een mediation zitten met de inspecteur, de adviseur en een mediator van de Belastingdienst. Die vrouw zegt dat een volgende bijeenkomst niet in juli kan worden gepland, “want wij zitten dan in ons huis in Zuid-Frankrijk”. En als de inspecteur daarna gaat kijken in de aangifte, maar niets ziet over een huis in Frankrijk … is de mededeling over het huis dan gedekt door de meditation? Daar is het laatste woord nog niet over gesproken.’
Volgens de laatst bekende cijfers is het aantal mediations in belastingzaken van 2009 tot 2013 gedaald van 470 naar 21. Is het aantal nadien nog verder naar beneden gegaan?
‘Ik zie in ieder geval geen opgaande lijn. Het zou goed zijn als ook belastingrechters zaken vaker doorverwijzen naar mediation. Ik kan iedere adviseur aanraden om bij fiscale geschillen op zijn minst na te denken over mediation en dat ook met de cliënt te bespreken. Juist voordat je aan een beroepsprocedure begint. Zie het niet als een eigen gebrek als je er zelf niet uit kunt komen. Een adviseur heeft wel eens de neiging om te zeggen “Ik ben een koning in onderhandelen, dus dat doe ik zelf wel. En als het niet lukt, moeten we dus naar de rechter”.’
Je moet niet bang zijn om het uit handen te durven geven…
‘Nee. Voor mij is er geen enkele gêne of belemmering om daar dan een derde bij te willen inschakelen. Je zou het dan even goed als brevet van onvermogen kunnen beschouwen als je naar de rechter moet. Ik zeg: zet deze stap er dan als mogelijke tussen. In relatief korte tijd wordt wel duidelijk of je ergens gaat komen. Nogmaals: bij mediation heb je de ruimte om alles kwijt te kunnen en je belangen op tafel te leggen. Die vrijheid vind ik heel rijk…’
Dit is een verkorte versie van het interview dat ik samen met Sylvester Schenk maakte voor Het Register