Advocaten tussen pixels en papier

In 2015 moeten alle gerechten digitaal toegankelijk zijn. Maar veel rechters en advocaten blijven hechten aan het papier. In hoeverre kan er nu al digitaal worden geprocedeerd?

 In alle fasen van de rechtspraak is in zekere mate sprake van digitalisering: digitaal indienen van processtukken, raadplegen van roljournalen en gerechtelijke registers en van het digitale dossier. En videoconferencing maakt telehoren en telepleiten mogelijk. Veel jurisprudentie wordt inmiddels digitaal ontsloten en er is een Europees LJN (European Case Law Identifier, ECLI), dat het het vinden van vergelijkbare zaken in het buitenland moet vergemakkelijken. Maar heel hard gaat het allemaal nog niet. Zie hier het overzicht van digitale toegang tot de gerechten.

 Iets wat stoort
Nee, dan gaat advocaat Michel Collet sneller: ‘Alle stukken die hier niet digitaal binnenkomen, zoals de gewone straatpost, moeten eerst worden gescand en mogen dan pas worden gelezen. Al onze medewerkers kunnen met hun laptop via een beveiligde VPN- verbinding op elke plek inloggen op onze server om de stukken te lezen,’ zegt Michel Collet van Collet International Lawyers. De bestanden worden versleuteld (met 256-bits encryptie) zodat ze niet te lezen zijn door onbevoegden.

In de rechtbanken die geen wifi hebben gebruikt Collet zijn UMTS-modem. Alleen in het Bossche justitiepaleis is de verbinding slecht. ‘Er zit iets in het gebouw wat stoort.’
Veel rechters zijn nog niet ingesteld op digitale media. Collet: ‘Soms kijkt de rechter mee op het schermpje van de griffier. Een rechter vroeg mij eens: “Heeft u daar een kopie van?” “Geef mij uw faxnummer maar”, zei ik.’ Collet voerde het nummer op zijn laptop in het faxprogramma in. Via de server van Collets kantoor rolde het document een paar seconden later uit het faxapparaat dat op vijf meter afstand van de rechter stond.

 Debacle

 Bij de Centrale Intake Vreemdelingenzaken (CIV) konden beroepschriften sinds eind 2009 digitaal worden ingediend en bij de bestuursrechter sinds augustus 2011. Maar september vorig jaar wierp het DigiNotar-debacle de digitalisering fors terug. Sinds het Digitaal Loket in oktober met een tussenoplossing weer is heropend, kunnen advocaten de roljournalen en registers weer raadplegen. Door middel van e-herkenning moeten advocaten in 2015 toegang kunnen krijgen tot alle sectoren van alle gerechten – is de planning.

Ondertussen worden achter de schermen allerlei werkprocessen hervormd en geautomatiseerd. ‘In 2015 worden alle diensten met elkaar verbonden en staan alle dossiers op een beveiligde server van de rechtspraak,’ zegt Karin Aarde, adviseur ICT en Recht van de Raad voor de Rechtspraak.

 Multimediazaal

De zaak-Robert M. laat zien hoe het strafproces dankzij digitale technieken ‘medialiseert’. Het papieren dossier beslaat 180 ordners. Maar gelukkig zijn de documenten digitaal te lezen en doorzoeken. De digitalisering maakt het ook gemakkelijker om beelden te vertonen in de rechtszaal. Zo liet het OM in deze zaak een compilatie van misbruikbeelden zien en fragmenten van het politieverhoor.

Ook de verdediging kan beelden van het politieverhoor inzetten. Marielle van Essen (Korver & Van Essen): ‘Laatst heb ik in een moordzaak hele stukken van het politieverhoor laten zien. Ik voerde namelijk het verweer dat de politie een bekentenis had verkregen in strijd met het pressieverbod. Dan zie je hoe er op mijn cliënt wordt in geschreeuwd en gaat het verweer voor de rechter wat meer leven.’

Voor strafzaken hebben alle gerechten een multimediazaal. Maar dat wil niet zeggen dat het altijd mogelijk is om beelden te vertonen en geluidsopnamen te laten horen. Marielle van Essen: ‘Je moet het van tevoren melden, soms lukt het niet, daarom neem ik altijd een laptop mee, zodat we er rond de tafel van de rechter naar kunnen kijken. En ik geef mijn pleidooi ook op schrift.’

 Losser van papier

Oud-advocaat en mediamaker Jaap Bakker voorziet ‘het einde van het elastiekje’ om het dossier. Samen met Ricoh en MultiCopy ontwikkelt hij een product om multimediaal te kunnen pleiten met behulp van een tablet. ‘Die 180 ordners over Robert M. zijn niet meer in woorden te begrijpen. Je hebt beelden nodig.’ Bakkers toekomstvisioen is dat advocaten uitgroeien tot digital artists en zich voor hun pleidooi mede laten bijstaan door ‘camerajournalisten’. Maar de advocatuur lijkt er nog niet warm voor te lopen. Een in maart geplande workshop werd wegens gebrek aan belangstelling tot nader order uitgesteld.
 Advocaten gebruiken wel beeld en geluid, maar niet om het pleidooi te verlevendigen. Roel Kerckhoffs (Hertoghs, Breda) liet in een belastingzaak eens met een filmpje zien dat het voorraadbeheer van zijn cliënt wel degelijk op orde was. En Leon Peeters (Ten Holter, Dordrecht) gebruikte in een ontslagzaak van een leraar een filmpje dat in de klas was opgenomen en op You Tube geplaatst.

Bart Gerretsen (NautaDutilh, Rotterdam) bepleit gebruik van Power Point. ‘Rechters vinden het niet leuk dat advocaten in hun pleidooi herhalen wat zij ook al op papier hebben gezet. Zij gelasten daarom steeds vaker een comparitie, waarbij de advocaat alleen een korte toelichting mag geven. Daarvoor kun je heel goed Power Point gebruiken. Het dwingt je om kernachtig te zijn en het wordt alleen maar leuker als je losser komt van papier. De informatie landt ook beter, omdat mensen nu eenmaal visueel zijn ingesteld.’

 Telehoren en telepleiten daarentegen komen in Nederland vrijwel alleen voor bij vreemdelingenbewaring. ‘Cliënten hebben er geen bezwaar tegen, maar ik mis de nonverbale communicatie,’ zegt Michel Collet. ‘Vaak is het beeld slecht omdat de belichting niet goed is. Nu de 3D TV in zwang raakt, moet het met de goede LED- en plasmaschermen echt mogelijk zijn beter beeld te krijgen.’
      

In drievoud

Zoals camera en monitor de day in court niet op korte termijn zullen verdringen, zo is ook het papier nog lang niet verdwenen. Zelfs als stukken digitaal kunnen worden gedownload, vraagt de rechter volgens Collet toch vaak om toezending van de stukken. ‘Soms moet ik ze zelfs in drievoud faxen.’
 ‘En dat is wel zo veilig,’ zegt Alfred Balkema (Boulevard Heuvelink), die wijst op een recente uitspraak van de Centrale Raad van Beroep. Na twee mislukte pogingen om bij het UWV digitaal bezwaar te maken tegen de hoogte van zijn WW-uitkering, stuurde een werknemer zijn bezwaarschrift alsnog per post. Helaas ontving de UWV de zending te laat en kon de werknemer niet aantonen dat hij die eerder had verstuurd. Het bezwaar en beroep werden volgens de CRvB terecht niet-ontvankelijk verklaard (BV3780).

Uit onze rondgang langs advocaten blijkt een dubbele houding tegenover papier: zoeken kun je gemakkelijker digitaal, maar lezen is fijner van papier. Ook al omdat je dan aantekeningen kunt maken. Maar het printen laten advocaten liever aan anderen over.

Strafpleiter Marielle van Essen: ‘Stukken uit het dossier printen is in mijn optiek de taak van het OM die een zaak aanbrengt. Als je vijf ordners moet printen, ligt het hele kantoor plat.’

(Dit artikel is verschenen in het Advocatenblad van 17 mei 2012)

 

WAAR EN WANNEER? 

 Bestuursrecht
Na het DigiNotar debacle is op 3 april het Digitaal Loket voor het bestuursrecht heropend: advocaten kunnen met gebruikersnaam, wachtwoord en sms-code weer digitaal (hoger) beroep instellen bij de bestuursrechter.
Roljournalen en gerechtelijke registers raadplegen kon ´na DigiNotar´ alweer sinds oktober 2011. Er wordt nu gewerkt aan een nieuw toegangsportaal, waarbij advocaten waarschijnlijk kunnen inloggen met hun digitale advocatenpas. In 2015 moet dit toegang bieden tot alle sectoren van alle gerechten.

Civiel recht

Bij de Rechtspraak gaat op 1 juli dit jaar de portal voor kleine geldvorderingen open. In 2013 begint de rechtspraak in Dordrecht en Rotterdam met een pilot voor de ‘e-kantonrechter’. Partijen die dat willen, kunnen online hun stukken indienen en dossiers volgen. Ook kunnen zij online griffierechten betalen.

Bij online arbitrage-instituten als De Geschillencommissie en e-Court is digitaal procederen al mogelijk voor zaken met een belang tot 1 ton. Partijen loggen er in met een gebruikersnaam en PIN-code om stukken in te dienen en in te zien en om de stand van zaken te volgen. Partijen worden zowel digitaal als schriftelijk opgeroepen.

 Strafrecht

De politie vult het digitale strafdossier, dat de rechtbank via de Digitale Voorziening Strafrecht (DIVOS) ter beschikking stelt aan OM en verdediging, die er het hunne aan kunnen toevoegen. DIVOS moet in 2015 navolging hebben gekregen in de andere sectoren.
Voor strafzaken hebben alle gerechten een multimediazaal die het presenteren van beeld en geluid mogelijk maakt.