Digitale accountant heeft nog lange weg te gaan

Om de boeken van ondernemingen te controleren moeten accountants nog altijd waarnemingen en tellingen ter plaatse doen. Ondanks recente vooruitgang verloopt het digitaliseren van de ‘audits’ nog niet snel genoeg.

Controlerend accountants voelen zich een beetje gehandicapt nu zij door de Corona-beperkingen hun licht nauwelijks nog kunnen opsteken bij de klant. Hoe inventariseer je dan de voorraden en hoe kun je zonder persoonlijk contact nagaan of het wel klopt wat de klant zegt? Je kunt, zoals PwC doet voor een klant, de voorraden tellen met een drone. Maar bij de meeste klanten biedt dat geen soelaas.

80 miljoen transacties

PwC laat ons in een online sessie zien welke digitale tools accountants inzetten bij de controle van de jaarrekening. Joris van Meijel, directielid van de accountancypraktijk: ‘We hebben een app om de voorraden te tellen. Een drone werkt alleen bij hele grote oppervlaktes. Je moet de technologie ook niet overschatten, je hebt mensen nodig om voorraden te tellen en te kijken hoe oud die zijn. Er gebeurt veel, maar digitalisering van de audit is een lange weg. De controle wordt steeds breder: fraude, going concern en non-financiële informatie over bijvoorbeeld duurzaamheid en cyber veiligheid. Wij zijn druk bezig de harde kern van de audit te digitaliseren; dat is absoluut noodzakelijk om de nieuwe taken erbij te kunnen doen.’

Accountant en digital accellerator Trang Tran werkt voor een klant die parkeergelden incasseert met een app op de mobiel. ‘Normaal gesproken neem je een steekproef bij de controle van bijvoorbeeld zeventig items. We hebben dit proces geautomatiseerd en dachten toen: dan kunnen we ook wel álle 80 miljoen transacties analyseren. Met vallen en opstaan en een heleboel tijd is dit gelukt. En het werk wordt er een stuk leuker door.’

Om fraude te ontdekken laat PwC de klant allerlei vragen invullen, waardoor meer zicht ontstaat op het frauderisico en de kwaliteit van de interne beheersing. Rian Mes: ‘Op basis hiervan kun je een beter gesprek voeren over fraude. Maar we hebben ook een betalingsanalyse tool. Daarvoor gebruiken we alle banktransacties en de stamgegevens van alle crediteuren, debiteuren en medewerkers. Als je die vier bestanden aan elkaar knoopt en analyseert, zie je dwarsverbanden en eventuele indicaties voor fraude. Je kunt per medewerker een overzicht maken van wat er is betaald of een overzicht maken van de soorten betalingen. Dit instrument zetten we in als we niet kunnen steunen op de interne beheersing, wanneer wij frauderisico’s zien of als verrassingsinstrument in de controle.’

Obstakels

Edo Roos Lindgreen, hoogleraar Datascience in Auditing, zei in 2018 nog op de Accountantsdag dat er bij de jaarrekeningcontrole op IT-gebied de afgelopen jaren niets wezenlijks is veranderd. Maar inmiddels ziet hij veel beweging. Om te beginnen ontwikkelen de grote kantoren kant-en-klare tools die beschikbaar worden gesteld aan accountants. ‘Deze tools worden ingezet op afgebakende onderdelen.’

Verder kijken accountants bij het plannen en opzetten van de audits hoe zij de data van de klant kunnen gebruiken. Om beter te begrijpen wat de klant doet, verwerken zij met process mining gegevens over allerlei transacties uit het ERP-systeem van de klant. ‘Tot slot hebben de grote kantoren allemaal centers of excellence waar soms honderden data-analisten aan het werk zijn. Die worden tijdelijk toegevoegd aan de controleteams of worden op bepaalde punten bevraagd.’

Roos Lindgreen ziet verschillende obstakels voor snelle digitalisering. ‘Het eerste is het gebrek aan kennis over de omgang met tools en data. De partners en senior-medewerkerss zijn niet zo opgevoed met IT. Het tweede obstakel is de beschikbaarheid van data bij de klant. Als die er al zijn, zijn zij heel slecht toegankelijk of slecht bruikbaar. Dan moet je data engineering toepassen om een uniforme en consistente set met data te krijgen. Dat is een heidens karwei.’

Online controle wordt ook moeilijk als de klant er niet voor te porren is. ‘De goede wil is er weliswaar meer dan vier tot vijf jaar geleden. Maar banken willen bijvoorbeeld vaak geen online audit. Dan moet je als accountant in een bunker komen zitten en een verklaring tekenen dat er geen bit naar buiten gaat. Bovendien moet de accountant het systeem van de bank gebruiken in plaats van het eigen systeem. Digitalisering zal de meeste klanten een zorg zijn, tenzij de inzet van digitale instrumenten de controle goedkoper maakt.’

Schildpad

Pieter de Kok (Coney) heeft een datagedreven aanpak ontwikkeld om de bestaande geld-goederenbewegingen te volgen: Starreveld 3.0. ‘Stel de inkoop bij derden op 100 en de gemiddelde verwachte marge op 20%. Dan kom je op een verkoop van 120 en dat bij 1 miljoen transacties. Dan ga je afpellen: waar zie je de afwijkingen? Maar normatieve digitale modellen zijn zelfs voor een redelijk overzichtelijk bedrijfsmodel als de franchise ongelofelijk lastig om te maken. Ik heb deze poging dus on hold gezet en geloof er niet meer in.’

‘De hele digitalisering gaat als een schildpad. De vergezichten zijn nog steeds hetzelfde als die van twintig jaar geleden. Wel wordt de technologie steeds sneller, slimmer en goedkoper. Het beroep houdt vast aan data-analyse aan de voorkant. Daarbij bedenkt de accountant iets en op basis van die risicoanalyse of controlevraag wordt een datascript geschreven. Daarmee wordt handmatig geschoten op de dataset en vervolgens kijkt de accountant of de resultaten eruit zien zoals hij had bedacht. Die truc doen we al vijfentwintig jaar. We moeten ons nu afvragen of we het anders gaan doen: de machine laten nadenken en zelf de resultaten duiden.’

Als het aan De Kok ligt, wordt er een stap gezet naar machine learning. Maar ook dat blijkt nog knap ingewikkeld, zo heeft hij gemerkt in een proef met een club van datascientists. De klanten zitten er ook lang niet altijd op te wachten. De Kok: ‘Eén van mijn klanten kreeg een nieuwe CFO. Die zei: dit kost mij veel te veel tijd, ik ga op zoek naar een klassieke accountant. Zeven van de tien financieel directeuren komen uit het accountantsberoep en voelen niet zoveel voor bottom-up datagedreven controles. En zij willen er ook niet voor betalen.’

‘Ik denk dat het beroep serieus moet nadenken over de toekomst van de audit. Er moet een soort deltaplan komen voor detectiegerichte controle. Er moeten tien mensen opstaan bij de big four en small thirty die zich buigen over de accountantstechniek. Deze denktank moet boven de partijen staan en de leden moeten elkaar op hoog niveau inspireren. Tenzij het beroep zegt: dit is wat het is…’

Een uitgebreide versie van dit artikel verscheen in Accountant magazine