Volg @lexvanalmelo
De belastinginspecteur mag een bedrijf vragen hem een volledige backup te verstrekken van de server, waarop de bedrijfsadministratie wordt bijgehouden. Ook als die backup de boekhouding van twee andere bedrijven bevat en persoonlijke e-mails van personeelsleden. Dat heeft het Europese Hof voor de Rechten van de Mens gezegd na een klacht van drie Noorse bedrijven.
Begin 2004 kwam de Noorse fiscus voor controle langs bij de in Bergen gevestigde besloten vennootschap Bernh Larsen Holding (BLH). BLH gaf de controleurs schoorvoetend toegang tot de server met de digitale boekhouding, maar het bedrijf weigerde een kopie te verstrekken van de gegevens op de server. Op de server stonden namelijk ook de boekhouding van de twee andere bv’s, Kver en Increased Oil Recovery, en persoonlijke e-mails van medewerkers.
De Belastingdienst vaardigde vervolgens een informatiebeschikking uit en besloot ook de boeken van de twee dochtermaatschappijen te controleren. Nadat BLH een kopie van de back-up tape had overhandigd in een verzegelde enveloppe en bezwaar had aangetekend tegen de informatiebeschikking zag de fiscus af van de controle bij de dochtermaatschappijen.
BLH stapte vervolgens naar de rechter, het gerechtshof en de Hoge Raad maar ving overal bot. Volgens de Noorse Hoge Raad heeft de Belastingdienst op grond van zijn wettelijke bevoegdheden toegang tot alle documenten die relevant zijn voor de belastingheffing, inclusief opgeslagen elektronische documenten die niet tot de boekhouding horen. Omdat de administraties van de verschillende bedrijfsonderdelen niet waren gescheiden, overvroeg de fiscus het bedrijf niet met een kopie van de hele server.
BLH, Kver en Increased Oil Recovery hebben daarop een klacht ingediend bij het Europese Hof voor de Rechten van de Mens. De belastingdienst zou de privacy van de personeelsleden hebben geschonden zonder goede belangenafweging.
Waarborgen
Het Europese Hof vindt de verzoeken om toegang tot de complete server respectievelijk een kopie daarvan gerechtvaardigd, omdat de administraties niet gescheiden waren. De belastingautoriteiten kunnen geen toegang eisen tot archieven die toebehoren aan geheel andere belastingplichtigen. Maar nu het archief niet duidelijk was onderverdeeld in verschillende bedrijven kon de belastingdienst niet zien wat precies van wie was. BLH had daarom kunnen voorzien dat de fiscus àlle gegevens wilde bekijken.
Daarbij komt dat de procedure om toegang te krijgen tot de gegevens in dit geval is omgeven met voldoende waarborgen tegen misbruik:
- de fiscus heeft de controle aangekondigd
- er waren ook vertegenwoordigers van de twee andere bedrijven bij de controle
- de bedrijven hebben hun zienswijze kenbaar kunnen maken tijdens de controle
- de bedrijven hadden het recht om bezwaar te maken tegen de informatiebeschikking
- de tape met de kopie van de back-up is meteen na het indienen van het bezwaar in een verzegelde enveloppe gestopt
- na de controle zou de tape worden vernietigd en zouden alle gegevens bij de belastingdienst worden verwijderd
Al met al is zo een eerlijk evenwicht bereikt tussen de eerbiediging van de privacy van het personeel en het algemene belang van een doelmatige belastingcontrole.