Notariaat vreest nieuwe Fyra

Bij de Kamer van Koophandel is het centraal aandeelhoudersregister goedkoper dan het ‘complexe’ register van het notariaat, denkt de minister van Veiligheid en Justitie. VNO-NCW en MKB-Nederland hebben weinig vertrouwen in de KvK. Ook notarissen hebben hun twijfels. 

Er moet een openbaar register voor aandelen in bv’s en niet-beursgenoteerde nv’s te komen. Daardoor moet het zicht verbeteren op ‘tot nu toe ondoorzichtige constructies met bv’s, onduidelijke belangen van natuurlijke en rechtspersonen’. Witwasconstructies kunnen beter worden tegengegaan en de notaris kan zijn Wwft-verplichtingen beter naleven. Bovendien kan zo’n register de heffing van ‘zowel overdrachtsbelasting als van inkomstenbelasting’ verbeteren. Dat schreven de PvdA-kamerleden Ed Groot en Jeroen Recourt in 2011 in hun initiatiefnota. Het aandelenregister moet dus met name de notaris als poortwachter beter toerusten.

Vulpen

Vennootschappen houden zelf bij wie hun aandeelhouders zijn. In de praktijk komt dat er vaak op neer dat de notaris die betrokken is bij de oprichting of aandelenoverdracht met een vulpen in een boek schrijft wie de aandelen met de nummers x tot en met y heeft verkregen. Als de vennootschap al bestaat, valt uit de aantekeningen in het boek op te maken wie de vorige eigenaar is en welke notaris betrokken was bij die overdracht.

Wanneer het bestuur van een vennootschap zelf een register bijhoudt, is dat niet altijd even accuraat en actueel. De notaris moet dan nader onderzoeken of de verkoper daadwerkelijk eigenaar is van de aandelen en wie er nu feitelijk achter de vennootschap zit. Er valt dus veel te winnen bij een centraal register.

Groot en Recourt: ‘Een dergelijk Centraal Aandeelhoudersregister kan worden geïntegreerd in het Handelsregister zoals de Kamers van Koophandel die bijhouden.’

De KNB heeft haar vraagtekens bij deze optie en biedt aan zelf zo’n register te beheren. De minister van Veiligheid en Justitie vraagt de KNB en de Kamers van Koophandel vervolgens om met een ‘impactanalyse’ te komen. Daarin staat in grote lijnen hoe de organisaties het register denken op te zetten en wat de kosten zijn. De Kamer van Koophandel komt in de zomer van 2012 met die analyse, de KNB in juni 2013.

Aktenregistratie

De KNB wil het register koppelen aan het centrale digitale repertorium (CDR), dat in 2014 in gebruik wordt genomen. In dat systeem sturen notarissen de kerngegevens van akten en de akten zelf voortaan digitaal naar het CDR, dat wordt beheerd door de KNB. De KNB levert een en ander vervolgens digitaal aan de Belastingdienst, zodat papier en handmatig scannen tot het verleden gaan behoren. De KNB heeft hiervoor al een besloten en beveiligd platform, waarop het Handelsregister overigens zou kunnen worden aangesloten.

De KNB denkt het centraal aandeelhoudersregister (CAHR) in één á anderhalf jaar te kunnen bouwen voor een bedrag van 3,65 miljoen euro exclusief btw. De beheerkosten zullen tussen de 5,8 en 6 ton per jaar ex btw bedragen, zo staat in de impactanalyse van de KNB. Daarin wijst de beroepsorganisatie ook op het track record met het Centraal Testamenten Register, dat het ministerie van Veiligheid en Justitie in 2007 in beheer heeft gegeven aan de KNB. De ervaringen met het CTR leren dat de schatting van de bouwtijd ‘als zeer reëel kan worden beschouwd’.

Bedrijfsleven wil KNB

VNO-NCW en MKB-Nederland hebben na het verschijnen van de initiatiefnota al hun vraagtekens gezet over de mogelijke keuze voor het Handelsregister. Zij vrezen extra kosten voor het bedrijfsleven en inbreuk op de privacy van aandeelhouders. In mei 2013 spreken de ondernemersorganisaties zich onomwonden uit voor aansluiting bij de digitale aktenregistratie van de KNB en tegen positionering bij de Kamers van Koophandel. Uit een rapport van bureau Berenschot blijkt namelijk dat de Kamer van Koophandel op het punt van correcte gegevens niet de eigen doelstelling heeft gehaald.*

VNO-NCW en MKB NL vinden het zorgelijk dat vijf jaar na de inwerkingtreding van de nieuwe Handelsregisterwet nog zoveel ernstige onvolkomenheden worden geconstateerd. Als je niet ten volle kunt vertrouwen op het register schiet het zijn doel voorbij.

VNO-NCW en MKB NL zijn er ook niet gelukkig mee dat vennootschappen volgens de minister hun eigen register moeten blijven aanhouden. Als de gegevens daaruit niet overeenstemmen met die in het centrale register, welke registratie is dan bepalend?

De Kamer van Koophandel reageert niet op vragen van Notariaat Magazine.

‘Onlogisch’

Anderhalve maand na de meeste recente brief van de ondernemersorganisaties en twee weken na ontvangst van de impactanalyse van de KNB stuurt de minister zijn besluit over de positionering van het register naar de Tweede Kamer. De registratie van aandeelhoudersgegevens ligt volgens de minister in het verlengde van de bestaande taak van de Kamer van Koophandel. En bij de keuze voor het Handelsregister wordt de bestaande infrastructuur ‘optimaal’ gebruikt.

Uit ‘het oogpunt van kostenefficiëntie’ is een zelfstandig aandeelhoudersregister voor de overheid minder aantrekkelijk, meent de bewindsman. De Registratiewet staat niet toe dat de inhoud van de akten wordt ontsloten voor controle, toezicht en opsporing. Het zou ‘onlogisch en onwenselijk’ zijn om openbare informatie uit het Handelsregister (ook) op te nemen in een besloten registratie. Bovendien druist het beheer van zo’n registratie volgens Opstelten in tegen de wettelijke taak van de KNB.

Verder is de Handelsregister-variant een stuk goedkoper. De aanpassing van de ICT gaat volgens de Kamer van Koophandel 1,4 miljoen euro kosten, de implementatie in de administratieve organisatie 2 ton en het vullen met gegevens 3 ton. Totaal dus 1,9 miljoen. De onderhoudskosten schat de KvK op 10 procent van de ICT-ontwikkelkosten, dus 1,4 ton per jaar. Daar komt 1 ton aan personele kosten bij, zodat de beheerkosten volgens de analyse uitkomen op 2,4 ton per jaar.

Discrepanties

‘Het prijsverschil is significant. Gaat het dan om precies hetzelfde register, namelijk een opgeschoond register waarin geen vervuilde aandelen en structuren zitten? Gewoon een schoon register waarop we van begin af aan kunnen vertrouwen?,’ vroeg Jeroen Recourt begin juli aan de minister. De parlementariërs hadden toen namelijk nog niet de beschikking over de impactanalyse van de Kamer van Koophandel, waaraan bovengenoemde cijfers worden ontleend. Die analyse heeft de minister pas op 23 september naar de Tweede Kamer gestuurd. Voor Notariaat Magazine was dat net op tijd om er een blik op te werpen voor dit artikel en daarop één reactie te vragen.

De Kamer van Koophandel heeft alleen de variant uitgewerkt van een register binnen het Handelsregister, dat in negen maanden wordt gerealiseerd en in de loop van anderhalf jaar volledig wordt gevuld. Het register wordt zo openbaar mogelijk, waarbij bepaalde gegevens kunnen worden afgeschermd. De informatie over de 185 duizend vennootschappen met meerdere aandeelhouders komen onder meer van het notariaat. Dat moet de gegevens digitaal kunnen aanleveren via het koppelvlak van de Kamer van Koophandel. Die digitale antichambre is beschikbaar voor de bestaande applicaties van het notariaat en de KNB. Via een ander koppelvlak kunnen notarissen het register digitaal inzien.

Het belangrijkste verschil tussen de voorstellen van de KNB en de Kamer van Koophandel is dat de KNB aanstuurt op één digitaal register, dat ook de bestaande boekjes van de vennootschappen gaat vervangen. De minister wil daarentegen de boekjes handhaven. Voor het geval het parlement daar ook voor kiest, dringt de KNB aan op een systeem waarbij notarissen beide registers in één keer kunnen vullen, zegt bestuurslid Sander Smits.

Net als de ondernemersorganisaties vreest Zwaan voor discrepanties tussen beide registers. ‘Daarmee is de rechtszekerheid niet gediend. Bovendien kost het de notaris dan extra werk om uit te zoeken hoe het nu wel zit, wat tot hogere kosten leidt voor bedrijven.’

Fiasco’s

Notaris Arnaud Wilod Versprille heeft het voorstel van de Kamer van Koophandel kort bekeken. Hem valt vooral op dat het notariaat en de Belastingdienst het register moeten vullen en – als dat niet lukt – de ondernemer. ‘De Kamer van Koophandel kijkt alleen naar de eigen kosten, maar niet naar die van de leveranciers. Als ik de gegevens vanaf 1993 zou moeten aanleveren, moet ik een kandidaat eenmalig alle akten vanaf 1993 laten doornemen. Dat kost mij 30 tot 40 duizend euro. Zonder een goede notariële controle krijg je een onbetrouwbaar register en een onbetrouwbaar register is geen register.’

Wilod Versprille, Zwaan en het KNB-bestuur hebben net als VNO-NCW en MKB-Nederland weinig vertrouwen in het vermogen van de Kamer van Koophandel om het project succesvol in te voeren. Zij wijzen op de slechte ervaringen in het verleden, het fiasco met het GPS-rittenregistratiesysteem, het verouderde systeem van het Handelsregister en het nog altijd te hoge foutenpercentage. Dat de Kamer van Koophandel nu in staat zou zijn binnen negen maanden een goed werkend register op te zetten, wil er dus niet in. Temeer omdat de Kamer van Koophandel pas eind september is gaan praten met het notariaat.

‘En dat is toch de belangrijkste gebruiker van het Handelsregister,’ zegt Sander Smits. Hij wijst op de kans om het inefficiënte papieren register te vervangen door één digitaal register met zowel historische als real time gegevens. ‘We hebben de gelegenheid om het hele systeem een efficiency boost te geven en moeten paard en wagen gaan inruilen voor een digitaal systeem. Dat van de KNB leidt per saldo tot lagere kosten.’

Arnaud Wilod Versprille: ‘Je krijgt niet zo vaak de kans om een nieuw registratiesysteem op te zetten. Een verkeerde keuze achtervolgt je jaren en kan ertoe leiden dat wij honderd jaar teveel betalen.’

Sander Smits: ‘Wij willen voorkomen dat achteraf blijkt dat Nederland weer een Fyra gekocht.’

[kader]

Register niet waterdicht

Het centraal aandeelhoudersregister draagt beperkt bij aan de bestrijding van fraude en misbruik als de sluiproutes niet worden afgesloten. Robert-Jan Zwaan van de Vereniging van Notarieel Ondernemingsrecht Specialisten (VOC): ‘De Kamerleden Groot en Recourt hebben in 2011 ook voorgesteld dat certificaten van aandelen voortaan bij notariële akte moeten worden overgedragen en aandelen aan toonder bij niet-beursgenoteerde vennootschappen worden afgeschaft. Criminelen kunnen ook buiten het zicht van het centraal aandeelhoudersregister blijven met een buitenlandse vennootschap, zoals de Ltd. Als de minister een sluitend systeem voor ogen staat, zouden bij de invoering van het centraal aandeelhoudersregister ook deze routes moeten worden aangepakt.’